...................................................................................................

CAIET DE SARCINI

            CAPITOLUL 1 - OBIECTUL ACHIZITIEI

Obiectul achizitiei îl constituie selectarea unei agentii de publicitate pentru atribuirea unui contract de achizitie constand in servicii de publicitate media prin presa scrisa, statii de radio si TV locale. Serviciile de publicitate constau in : publicarea unor anunturi de interes public general respectiv modificari legislative cu impact major asupra beneficiarilor serviciilor prestate de unitate, anunturi cu caracter informativ respectiv programe de investitii, anunturi de licitatie, de angajare, evenimente si totodata a oricaror materiale publicitare necesare in activitatea desfasurata de R.A.E.D.P.P. Constanta.

            Plata anuala si suma aferenta contractului va fi prevazuta in Bugetul de venituri si cheltuieli al fiecarui an, stabilit de Consiliul de Administratie al R.A.E.D.P.P. Constanta si aprobat de Consiliul Local al Municipiului Constanta. Plata anuala a serviciilor prestate de agentia de publicitate se va face doar functie de comenzile emise de R.A.E.D.P.P. Constanta, nedepasind suma de 100.000 Euro pe an fara TVA, pe o perioada de 5 ani.

 Adaptarea la cerinţele economiei de piaţă presupune o comunicare transparentă a instituţiilor publice cu societatea civilă, şi o bună comunicare cu toţi factorii implicaţi în activitatea desfăşurată, fie că sunt proprii angajaţi, colaboratori sau membrii ai comunităţii locale. Totodată, societatii  R.A.E.D.P.P. Constanta îi revin sarcini şi responsabilităţi de informare a publicului asupra activităţii sale, pentru furnizarea de informaţii complete, obiective şi consistente, de natură economică, tehnică şi organizatorică.

 R.A.E.D.P.P. Constanta, in calitate de administrator si gestionar al fondului locativ de stat, al spatiilor cu alta destinatie, al terenurilor, al pietelor agroalimentare, al targurilor, oboarelor, bazarelor, platourilor si grupurilor sanitare apartinand domeniului public si privat al Municipiului Constanta le exploateaza eficient prin inchirieri, servicii, prestatii, iar activiatea regiei va fi prezentata prin intermediul acestor servicii publicului larg şi colaboratorilor regiei. Proiectele de modernizare a pietelor agroalimentare, targurilor,oboarelor, bazarelor, precum si activitatea de administrare a unitatilor de invatamant preuniversitar necesită, de asemenea, o mediatizare reală pentru a ajunge la cunoştinţa opiniei publice, astfel încât cetatenii să înţeleagă efortul depus de societatea noastră în sensul gestionarii si intretinerii eficiente a domeniului public si privat al Municipiului Constanta.

R.A.E.D.P.P. Constanta îşi propune să utilizeze în comunicare un limbaj accesibil tuturor categoriilor de public căruia i se adresează .

În ce priveşte impactul urmărit se doreşte:

 · Informarea  cât mai multor parteneri de contract cu privire la serviciile prestate, cât şi despre activitatea R.A.E.D.P.P. Constanta

· Crearea unei imagini favorabile regiei în vederea stabilirii unor relaţii cordiale cu colaboratorii acesteia

· Promovarea intereselor societăţii în ce priveşte valorificarea unor bunuri sau servicii

· Promovarea realizărilor ca urmare a aplicarii programelor de investiţii ce se derulează

CAPITOLUL 2 - VOLUMUL SI STRUCTURA SERVICIILOR

2.1. Volumul

PRESA SCRISA

       Volumul de publicitate il reprezinta totalitatea materialelor anuntiative si/sau publicitare comandate de catre R.A.E.D.P.P. Constanta si difuzate/publicate intr-o perioada, de catre agentia de publicitate declarata castigatoare in paginile cotidianelor din Anexele A si  B din Sectiunea IV a documentatiei pentru elaborarea si prezentarea ofertelor.

     Anunturile de interes general si/sau informativ transmise de R.A.E.D.P.P. Constanta vor fi publicate, pe baza de comanda, in unul sau mai multe ziare din Anexele A si B, functie de bugetele alocate.

     Orice alte anunturi privind activitatea R.A.E.D.P.P. Constanta  vor fi publicate, pe baza de comanda, în unul sau mai multe ziare din Anexele A si B, în conformitate cu prevederile legislatiei.

     Volumul de publicitate al R.A.E.D.P.P. Constanta  pentru presa nationala va fi alocat primelor doua cotidiane din anexa A, dupa criteriul celui mai mic pret/cmp/tiraj mediu pe editie, functie de bugetele alocate.

     Volumul de publicitate al R.A.E.D.P.P. Constanta  pentru presa locala va fi alocat primelor trei-sase cotidiane din anexa B, dupa criteriul tehnico – economic si aplicarea algoritmului de calcul,  functie de bugetele alocate.

   Agentia de publicitate se obliga ca ori de câte ori are informatii cu privire la modificarea semnificativa a tirajelor sa informeze în scris R.A.E.D.P.P. Constanta cu privire la acest aspect.

     Pretul/cmp va ramâne neschimbat pe toata durata derularii contractului.

Precizare generala:

Anexa A va contine o lista a cotidianelor nationale, minim doua cotidiane, care vor fi selectate de catre participantii la licitatie pe baza coroborarii urmatoarelor criterii tehnice:

· profil            - general,

· tiraj              - peste  40.000 de exemplare,

· difuzare       - nationala,

· public-tinta: - toate categoriile.

Anexa B va contine o lista a cotidianelor/editiilor locale, minim trei  cotidiane,  care vor fi selectate de catre participantii la licitatie pe baza coroborarii urmatoarelor criterii tehnice:

· profil            - general,

· tiraj              - peste  1.500 de exemplare,

· difuzare       - locala,

· public-tinta: - toate categoriile de persoane.

Nota 1:  Candidatii au obligatia sa completeze toate Anexele.

Tiraj mediu difuzat pe editie al ofertantului  – acesta trebuie sa  fie certificat prin documente din care sa reiasa tirajele tiparite pentru perioada 1 ian – 31 martie 2006; de catre institutii autorizate, independente de audit .

Ofertantii vor face dovada tirajelor prin facturi, declaratii si orice alte documente eliberate de tipografii  si/sau organisme abilitate.  

POSTURI RADIO

    Volumul de publicitate il reprezinta totalitatea materialelor anuntiative si/sau publicitare comandate de catre R.A.E.D.P.P. Constanta si difuzate de catre agentia de publicitate declarata castigatoare pe posturile radio locale, intr-o perioada.

    Servicii de achizitie spatiu emisie radio ( media buying) pentru :

·          interventii in cadrul emisiunilor interactive – cu scopul  mediatizarii  activitatii regiei,

·          emisiuni cu caracter social si interactive in studio, la cererea R.A.E.D.P.P. Constanta,

·          interventii telefonice in studio, zilnic, in emisiunile matinale sau buletine de stiri.

·          anunturi de interes general, cu caracter informativ sau publicitare (felicitari, etc..).

·          emisiuni cu caracter social.

·          difuzare spoturi publicitare conform media planului.

·          difuzare spoturi publicitare de preferinta inainte de buletinul de stiri, sa fie primul sau ultimul spot din calup, fara a creste costul difuzarii iar o parte din procentul de difuzare sa se faca  in intervalul orar 6 - 9.

Se mai solicita doua concepte de creatie si productie spot radio de 30 sec,

         pe suport CD.  Autoritatea contractanta isi rezerva  dreptul de a alege

   una dintre cele doua oferte de creatie in raport de originalitate,

  concordanta cu tema campaniei si inteligibilitatea pentru publicul

       tinta.

Volumul de publicitate al R.A.E.D.P.P. Constanta  pentru posturile radio locale  va fi alocat primelor trei-sapte posturi de radio, selectionate conform pretului pe punctul de audienta (CPP), functie de bugetele alocate.

PRECIZARE: conditia de mai sus nu presupune obligatia R.A.E.D.P.P. Constanta de a emite comenzi pentru absolut toate posturile de radio prezentate in oferta Agentiei.

Notă: CPP - Indicator care evaluează procentul din audienţa totală care poate fi expus mesajului publicitar. Se calculează însumând ratingurile programelor folosite în transmiterea unui mesaj publicitar)

POSTURI TV

     Volumul de publicitate il reprezinta totalitatea materialelor anuntiative si/sau publicitare comandate de catre R.A.E.D.P.P. Constanta si difuzate de catre agentia de publicitate declarata castigatoare pe posturile TV locale, intr-o perioada.

      Servicii de achizitie spatiu emisie (media buying) pentru :

·          emisiuni cu caracter social si interactive in studio, la cererea R.A.E.D.P.P. Constanta,

·          anunturi de interes general, cu caracter informativ sau publicitare (felicitari, etc..).

·          interventii in cadrul emisiunilor interactive – cu scopul mediatizarii  activitatii regiei,

·          interventii telefonice in studio, zilnic, in emisiunile matinale sau buletine de stiri,

·          minute in emisiuni matinale,

·          minute in cadrul Jurnalului de stiri ( ex. evenimente deosebite).

·          difuzare clip conform media plan

Se mai solicita doua tipuri de oferte pentru servicii de creatie si productie clip audio video TV de 25 – 30 sec. pe suport CD, DVD sau mini DVD.

            Pentru fiecare oferta , se cer minim doua variante de concept de creatie.

          Autoritatea contractanta isi rezerva dreptul de a alege dintre oferte.

            Realizarea unui media plan pentru difuzare spot TV timp de 3 saptamani cu atingerea a 450 CPP national urban, dintre care minim 200 CPP intre orele 19 – 23 pe primele trei posturi private de televiziune, in ordinea audientei.

Volumul de publicitate al R.A.E.D.P.P. Constanta  pentru posturile TV  locale  va fi alocat primelor doua-patru posturi TV, selectionate in raport de pret si audienta, conform CPP, functie de bugetele alocate.

PRECIZARE: conditia de mai sus nu presupune obligatia R.A.E.D.P.P. Constanta de a emite comenzi pentru absolut toate posturile de televiziune prezentate in oferta Agentiei.

2.2. Structura serviciilor

PRESA

   Publicitatea solicitata de R.A.E.D.P.P. Constanta  consta in activitati de achizitionare de media (alb/negru) si policromie, pentru publicarea anunturilor de interes general sau a celor cu caracter informativ si alte anunturi necesare în desfasurarea activitatii R.A.E.D.P.P. Constanta.

Un factor important in evaluarea ofertelor il reprezinta pretul serviciilor si conditiile tehnice:

-           suprafata  tipografica ( dimensiuni adaptate formatului fiecarui ziar),

-           conditiile grafice de  prezentare ( text imagini, grafice, policromie),

-           modalitati de evidentiere articole (chenar, text ingrosat, subliniere, fonturi speciale),

-     publicarea pe prima pagina,

-     publicarea in pagina redactionala,

-           aria de acoperire,

Nota:  agenţia de publicitate trebuie sa realizeze o macheta de presa,

adica o prezentare grafica a unei reclame care cuprinde toate elementele

specifice (ex. titlu, imagine, slogan, nume institutie publica etc). Inainte de

difuzare, aceasta macheta de presa  trebuie sa fie aprobata  de client.

Nota :creatia si productia machetei presa scrisa trebuie sa contina urmatoarele elemente   dimensiuni: ¼ pagina de ziar, o cromatica: alb-negru/policromie, realizarea unui media-plan si difuzarea machetelor de presa iîn primele 6 cotidiane de informare generala (20 zile x 6 cotidiane), clasificate in functie de audienta. 

POSTURI RADIO

   Publicitatea solicitata de R.A.E.D.P.P. Constanta  consta in activitati de achizitionare de media pentru publicarea anunturilor de interes general sau a celor cu caracter informativ, spoturi audio si orice alte anunturi necesare în desfasurarea activitatii R.A.E.D.P.P. Constanta.

Avand in vedere caracterul local al autoritatii contractante, aceasta este interesata de:

-          viteza de reactie la difuzarea materialelor informative,

-          difuzarea informatilor de interes local in cadrul buletinelor de stiri,

-          aria de acoperire,

-          posibilitatea organizarii de emisiuni distincte, pe specificul autoritatii contractante.

Nota: pe lângă oferta financiara, agentia de publicitate prezinta oferta tehnica, constand in scriptul care va sta la baza spotului.

Nota : pentru posturile de radio care preiau emisiuni de la posturile centrale este necesar ca acestea sa difuzeze cel putin 12 (douasprezece) buletine de stiri/in 24 de ore cu informatii de interes local/judetean.

POSTURI TV

Publicitatea solicitata de R.A.E.D.P.P. Constanta consta in activitati de achizitionare de media pentru publicarea anunturilor de interes general sau a celor cu caracter informativ, clipuri audio si orice alte anunturi necesare în desfasurarea activitatii R.A.E.D.P.P. Constanta.

Avand in vedere caracterul local al autoritatatii contractante, aceasta este interesata de:

-          viteza de reactie la difuzarea materialelor informative,

-          difuzarea informatilor de interes local in cadrul emisiunilor informative,

-          posibilitatea organizarii de emisiuni distincte, pe specificul autoritatii contractante.

-          aria de acoperire,

-          difuzarea de spoturi conform media-planului,

-          realizarea unui media-plan pentru difuzare de spoturi TV, timp de 3 saptamani, cu atingerea a 450 GRP audienta totala din care minim 200 GRP intre orele 19.00 – 23.00, pe primele trei posturi de televiziune cu audienta locala.

Nota: GRP’s (Gross Rating Points) - Indicator care evaluează procentul din audienţa totală mesajului publicitar. Se calculează însumând ratingurile folosite în transmiterea unui mesaj publicitar.

Nota : pentru posturile TV care preiau emisiuni de la posturile centrale este necesar ca acestea sa difuzeze cel putin 2 (doua) buletine de stiri / in 24 de ore, cu informatii de interes local/judetean.

Nota :   in prezentarea ofertei pentru spotul TV, pe langa oferta financiara, agentia de publicitate prezinta oferta tehnica, constand în storyboard-scenariul ilustrat al unui spot TV, pe cadre esentiale succesive, cu adnotari ce precizeaza stilul de filmare, elementele audio si scriptul.

CAPITOLUL 3 - TERMENUL DE EXECUTIE AL SERVICIILOR DE ACHIZITIE MEDIA

Termenele de executie ale serviciilor vor fi definite in continutul contractului ce se va semna ulterior cu castigatorul licitatie si vor tine cont de specificitatea lor, dupa cum urmeaza:

a) pentru PRESA SCRISA

R.A.E.D.P.P. Constanta  va transmite prin comanda ferma ( fax sau mail), anunturile ce urmeaza a fi publicate, în paginile:

-          cotidianelor nationale,  pana cel mai tarziu ora 14,00 cu 48 de ore inaintea zilei de aparitie a  acestora;

- cotidianelor locale,  pana la ora 17,00 cu 24 de ore inaintea zilei de aparitie a acestora si pot fi publicate in orice pagina de ziar.

Nota: in mod exceptional, cu aprobarea Agentiei si dupa consultarea ziarelor, se pot accepta comenzi si intr-un termen mai mic decat cel prevazut mai sus. 

b) pentru POSTURILE RADIO

R.A.E.D.P.P. Constanta  va transmite  prin comanda ferma (fax sau mail), anunturile ce urmeaza a fi transmise pe posturile de radio precum si mediile vizate.

Pentru solicitarile privind emisiuni interactive (in cadrul carora pot participa reprezentantii conducerii R.A.E.D.P.P. Constanta) – viteza de reactie pentru organizarea emisiunii – 24 de ore.

c) pentru POSTURILE DE TELEVIZIUNE

R.A.E.D.P.P. Constanta va transmite  prin comanda ferma (fax sau mail), anunturile ce urmeaza a fi transmise pe posturile de televiziune precum si mediile vizate.

Pentru emisiuni cu caracter social – viteza de reactie pentru organizarea lor trebuie sa fie de maxim 48 de ore.

            Pentru evenimente deosebite  care trebuie transmise imediat publicului larg  -viteza de reactie maxim 1 ora.

CAPITOLUL 4. – CONDITII GENERALE

Conditii de acceptare a ofertelor in vederea participarii la licitatie 

In momentul depunerii ofertelor Agentia de publicitate trebuie sa dovedeasca faptul ca are in derulare contracte care privesc obiectul si obiectivele licitatiei, dupa cum urmeaza:

-          pentru posturile de radio locale, insumand minim 50% din total audienta locala,

-          pentru posturile TV locale, insumand minim 50% din total audienta locala,

-          pentru cotidianele nationale, insumand un tiraj minim cumulat de 80.000 exemplare,

-          pentru cotidianele/editiile locale, insumand un tiraj minim cumulat de 10.000 exemplare.

PRECIZARE: conditia de mai sus nu presupune obligatia R.A.E.D.P.P. Constanta de a emite comenzi pentru absolut toate ziarele prezentate in Anexa A si/sau B de catre Agentie.

PRESA SCRISA

Ofertantul trebuie sa poata asigura spatiu publicitar in publicatiile nationale/locale din Anexele A si B din Sectiunea IV, pentru care trebuie sa prezinte:

a) pentru publicatiile cu difuzare nationala:

-          tirajul publicatiilor -peste  40.000  exemplare in cazul cotidianelor nationale cu

profil general, cu pagini sau rubrici economico-financiare sau de profil,

      -   documente din care sa reiasa tirajele tiparite pentru perioada :1 ianuarie-31 martie 2006, sau  sa fie certificat pe perioada 1 ian – 31 martie 2006; de catre institutii autorizate , independente de, audit .

-          P/T ( unde  P= pret pentru 1 cm² reclama , calculat la o singura aparitie si T = tirajul mediu difuzat pe editie, certificat ) pentru fiecare publicatie in parte,

b)pentru publicatiile cu caracter local:

-          tirajul publicatiilor -peste  1.500  exemplare in cazul cotidianelor locale,

     -   documente din care sa reiasa tirajele tiparite pentru perioada :1 ianuarie-31 martie 2006, sau sa fie certificat pe o perioada  1 ian – 31 martie 2006 de catre institutii autorizate  independente de audit .

-          P/T ( unde  P= pret pentru 1 cm² reclama , calculat la o singura aparitie si T = tirajul mediu difuzat pe editie, certificat ) pentru fiecare publicatie in parte.

Ofertantul va asigura transmiterea catre R.A.E.D.P.P. Constanta, la sfârsitul fiecarei luni, a unui exemplar din ziarele în care au aparut anunturile (pentru a se asigura astfel verificarea aparitiei si facturarea serviciilor).

POSTURI  RADIO

Ofertantul trebuie sa poata asigura spatiu publicitar pe posturile radio locale, pentru care trebuie sa prezinte:

-          aria de acoperire,

-          audienta certificata de o institutie/societate specializata autorizata si independenta de audit,

-          timpii de emisie  - pentru toate posturile radio propuse (grila),

-          profilul postului de radio,

-          publicul-tinta,

-  propuneri de emisiuni in cadrul carora materialele publicitare R.A.E.D.P.P. Constanta vor avea impact maxim asupra publicului si clientilor.

Ofertantul va asigura transmiterea catre R.A.E.D.P.P. Constanta, la sfârsitul fiecarei luni, a  unui CD sau DVD martor si a unui raport de difuzare, în care au aparut anunturile /emisiunile (pentru a se asigura astfel verificarea aparitiei si facturarea serviciilor).

POSTURI DE TELEVIZIUNE

Ofertantul trebuie sa poata asigura spatiu publicitar pe posturile de televiziune locale, pentru care trebuie sa prezinte:

-          aria de acoperire;

-          audienta certificata de o institutie/societate specializata autorizata si independenta de audit;

-          timpii de emisie  - pentru toate posturile TV propuse (grila de programe);

-          profilul postului TV;

-          publicul-tinta;

-   propuneri de emisiuni in cadrul carora materialele R.A.E.D.P.P. Constanta vor avea impact maxim asupra publicului si clientilor;

Ofertantul va asigura transmiterea catre R.A.E.D.P.P. Constanta, la sfârsitul fiecarei luni, a unui CD sau DVD martor si a unui raport de difuzare, în care au  aparut anunturile/emisiunile (pentru a se asigura astfel verificarea aparitiei si facturarea serviciilor).

CAPITOLUL 5  – MODUL DE INTOCMIRE SI PREZENTARE A OFERTEI

Durata de valabilitate a ofertelor va fi de 90 de zile. Orice oferta  valabila pentru o perioada mai mica va fi respinsa de comisia de evaluare ca fiind necorespunzatoare.

Oferta elaborata va respecta in totalitate cerintele din caietul de sarcini.

Ofertantul va prezenta in oferta o descriere detaliata a caracteristicilor esentiale ale serviciilor de publicitate media in presa scrisa, audio si TV.

Oferta financiara va fi prezentata in detaliu (justificarea tuturor costurilor) pentru fiecare serviciu de publicitate media:

·          presa scrisa (pentru cotidianele nationale cuprinse in Anexa A si pentru cotidianele/editiile locale cuprinse in Anexa B pentru presa audio si TV;

CAPITOLUL 6  – MODALITATI DE PLATA

Plata serviciilor se va face lunar pe baza facturii emise de catre agentia de publicitate.

Pentru presa scrisa: ofertantul va asigura transmiterea catre R.A.E.D.P.P. Constanta, la sfârsitul fiecarei luni, a unui exemplar din ziarele în care au aparut anunturile (pentru a se asigura astfel verificarea aparitiei si facturarea serviciilor).

Pentru presa audio: ofertantul va asigura transmiterea catre R.A.E.D.P.P. Constanta, la sfârsitul fiecarei luni, a  unui CD sau DVD martor si a unui raport de difuzare, în care au aparut anunturile /emisiunile / spoturile (pentru a se asigura astfel verificarea aparitiei si facturarea serviciilor).

Pentru presa TV: ofertantul va asigura transmiterea catre R.A.E.D.P.P. Constanta, la sfârsitul fiecarei luni, a  unui CD sau DVD martor si a unui raport de difuzare, în care au aparut anunturile /emisiunile /clipurile (pentru a se asigura astfel verificarea aparitiei si facturarea serviciilor).

Serviciul de publicitate media pentru presa scrisa si audio –tv, se va realiza pe o perioada de 60 de luni incepand cu data semnarii contractului.

ACTUALIZAREA PRETULUI CONTRACTULUI DE SERVICII

Se accepta actualizarea preţului contractului după următoarea formula prevazuta in fisa de date achizitii:

    V = V(0) x K(A)

    în care:

    V reprezintă valoarea actualizată a situaţiei de plata

    V(0) reprezintă valoarea situaţiei de plata întocmite la nivelul preţurilor declarate în oferta;

    K(A) reprezintă coeficientul de actualizare care urmează sa fie aplicat.

    Coeficientul de actualizare K(A) se determina după cum urmează:

    K(A) = E/E(0)

    în care:

    E reprezintă cursul mediu în lei, calculat de Banca Nationala a României pentru 1 euro, corespunzător primei zile din saptamana premergătoare săptămânii în care se prezintă situaţia de plata;

    E(0) reprezintă cursul mediu în lei, calculat de Banca Nationala a României pentru 1 euro, corespunzător zilei stabilite în Fişa de date a achiziţiei ca reper pentru stabilirea preţurilor unitare din oferta.

Actualizarea pretului contractului de achiziţie publica se va face astfel incat coeficientul de actualizare sa nu conducă la depăşirea preţului echivalent în euro.

CAPITOLUL 7 – MASURI PRIVIND PROTECTIA MUNCII , PRECUM SI PROTECTIA MEDIULUI

Prestatorul va respecta toate reglementarile legale in vigoare care contin prevederi referitoare la protectia muncii, PSI si protectia mediului, specifice activitatii in domeniu, prin luarea tuturor masurilor ce se impun in vederea indeplinirii obiectivului contractului, precum si de protejare a pesonalului propriu si al beneficiarului.

Prestatorul poate obtine informatii privind reglementarile obligatorii care trebuie respectate pe parcursul indeplinirii contractului referitoare la protectia muncii, PSI si protectia mediului de la Inspectoratul teritorial de munca, Inspectia pentru prevenirea incendiilor, respectiv Agentia pentru protectia mediului.

 ...................................................................................................